In de wereld van schoonheidszorg en persoonlijke dienstverlening, waar klantgegevens vaak even persoonlijk zijn als de diensten zelf, is het essentieel om de privacy van je klanten serieus te nemen. Het naleven van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is niet alleen een wettelijke vereiste, maar ook een kans om het vertrouwen van je klanten te versterken en te laten zien dat je hun privacy respecteert. Dit artikel legt uit hoe je als eigenaar van een salon deze regels kunt toepassen om je klanten optimaal te beschermen.
Wat is de AVG?
De AVG, voluit de Algemene Verordening Gegevensbescherming, is een belangrijke Europese privacywet die in mei 2018 in werking is getreden. Deze wet bepaalt hoe bedrijven en organisaties binnen de Europese Economische Ruimte (EER) om moeten gaan met persoonsgegevens. Het zorgt ervoor dat persoonsgegevens van burgers beschermd worden en dat er zorgvuldig met deze gegevens wordt omgegaan. De wet verplicht organisaties om duidelijk te zijn over welke gegevens ze verzamelen, hoe deze worden gebruikt en hoe ze worden beschermd.
Voor wie geldt de AVG?
De AVG is van toepassing op alle organisaties, ongeacht hun grootte, die persoonsgegevens verwerken van individuen binnen de EER. Dit omvat zowel bedrijven die goederen en diensten aanbieden als non-profitorganisaties. Voor jouw salon betekent dit dat zodra je enige vorm van klantgegevens verzamelt, van naam en e-mailadres tot gevoelige informatie zoals gezondheidsgegevens, je moet voldoen aan de AVG-richtlijnen.
Welke soorten gegevens zijn er?
Binnen de AVG wordt onderscheid gemaakt tussen ‘gewone’ persoonsgegevens en ‘bijzondere’ persoonsgegevens. Gewone persoonsgegevens omvatten informatie zoals naam, adres en contactgegevens. Bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, ras, politieke opvattingen of religieuze overtuigingen, zijn gevoeliger en vereisen extra bescherming. Als salonhouder kun je bijzondere persoonsgegevens verwerken als het gaat om allergieën of gezondheidsgegevens die relevant zijn voor de behandelingen die je aanbiedt.
7 stappen om aan de AVG te voldoen
Stap 1: Verdiep je in de AVG en zet het op de agenda
Je eerste stap is het grondig begrijpen van de AVG. Je kunt informatie zoeken via betrouwbare bronnen online of een juridisch adviseur inschakelen gespecialiseerd in AVG.
Stap 2: Kijk of je persoonsgegevens mag verwerken
Zorg dat je een legitieme reden hebt voor de verwerking van persoonsgegevens. Dit kan zijn omdat een klant toestemming heeft gegeven, het noodzakelijk is voor een contract, of omdat er een wettelijke verplichting is.
Stap 3: Informeer je klanten over hun rechten
Klanten hebben onder de AVG verschillende rechten, zoals het recht op inzage, correctie, en verwijdering van hun gegevens. Zorg dat klanten eenvoudig hun rechten kunnen uitoefenen.
Stap 4: Maak een overzicht van je gegevensverwerking
Documenteer welke gegevens je verzamelt, waarom je deze verzamelt, en met wie je ze deelt.
Stap 5: Houd rekening met privacy bij het ontwerpen van producten en diensten
Dit principe, bekend als ‘privacy by design’, betekent dat je bij het ontwikkelen van nieuwe diensten al rekening houdt met privacy.
Stap 6: Meld datalekken onverwijld
Alle serieuze datalekken moeten binnen 72 uur gemeld worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Stap 7: Zorg voor een goede verwerkersovereenkomst
Als je samenwerkt met derde partijen die namens jou persoonsgegevens verwerken, zoals boekhouders of IT-dienstverleners, zorg dan dat je duidelijke afspraken maakt in een verwerkersovereenkomst.
